Co to jest Krajowy Fundusz Szkoleniowy (KFS)?
Krajowy Fundusz Szkoleniowy stanowi wydzieloną cześć Funduszu Pracy, przeznaczoną na dofinansowanie kształcenia ustawicznego osób pracujących (pracowników, pracodawców, osób fizycznych prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą oraz osób świadczących pracę na podstawie umów cywilnoprawnych takich jak umowa o dzieło czy zlecenia), podejmowanego z inicjatywy lub za zgodą pracodawcy. Celem pomocy udzielanej ze środków KFS jest zapobieganie utracie zatrudnienia przez osoby pracujące z powodu kompetencji czy umiejętności nieadekwatnych do wymagań zmieniającej się gospodarki. Zwiększenie inwestycji w potencjał kadrowy powinno poprawić zarówno pozycję firm jak i samych osób pracujących na konkurencyjnym rynku pracy a przez to, między innymi, zapobiegać ewentualnemu wypadnięciu z rynku.
Podmiot starający się o dofinansowanie kosztów kształcenia ustawicznego musi wnieść w koszty wnioskowanej formy kształcenia ustawicznego wkład własny. W przypadku podmiotów jednoosobowych bądź zatrudniających do 9 osób, ze środków KFS można sfinansować do 90% kosztów wnioskowanej formy kształcenia. W pozostałych przypadkach jest to kwota do 70% kosztów wnioskowanej formy. Jednak całość dofinansowania środkami KFS nie może przekroczyć wysokości 200% przeciętnego wynagrodzenia w danym roku na jednego uczestnika. Wysokość środków KFS dla jednego wnioskodawcy w roku kalendarzowym nie może przekroczyć kwoty:
- 4-krotności przeciętnego wynagrodzenia – w przypadku podmiotów niezatrudniających pracowników albo które zatrudniają w dniu złożenia wniosku o środki KFS w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy nie więcej niż 9 osób;
- 8-krotności przeciętnego wynagrodzenia – w przypadku podmiotów, które zatrudniają w dniu złożenia wniosku o środki KFS w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy więcej niż 9 osób, jednak nie więcej niż 49 osób;
- 12-krotności przeciętnego wynagrodzenia – w przypadku podmiotów, które zatrudniają w dniu złożenia wniosku o środki KFS w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy więcej niż 49 osób, jednak nie więcej niż 249 osób;
- 14-krotności przeciętnego wynagrodzenia – w przypadku podmiotów, które zatrudniają w dniu złożenia wniosku o środki KFS w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy więcej niż 249 osób.
Wsparcie kształcenia ustawicznego środkami KFS udzielane jest na zasadach pomocy de minimis (w przypadkach gdy jest to możliwe).
Jakie koszty kształcenia ustawicznego mogą być dofinansowane z KFS?
Środki KFS otrzymane z powiatowego urzędu pracy mogą zostać przeznaczone na:
- szkolenia i studia podyplomowe realizowane z inicjatywy podmiotu wnioskującego lub za jego zgodą,
- egzaminy umożliwiające uzyskanie dyplomów potwierdzających nabycie umiejętności, kwalifikacji lub uprawnień zawodowych,
- badania lekarskie i psychologiczne wymagane do podjęcia kształcenia lub pracy zawodowej po ukończonym kształceniu,
- ubezpieczenie od następstw nieszczęśliwych wypadków w związku z podjętym kształceniem.
Jak można starać się o dofinansowanie kształcenia ustawicznego z KFS?
W celu uzyskania dofinansowania kosztów kształcenia ustawicznego, podmiot planujący inwestowanie w kształcenie ustawiczne musi złożyć wniosek do powiatowego urzędu pracy właściwego ze względu na siedzibę podmiotu wnioskującego albo miejsce prowadzenia działalności a w przypadku osoby fizycznej: miejsce zamieszkania lub miejsce zatrudnienia uczestników działań kształcenia ustawicznego. Wniosek można złożyć w jedynie w postaci elektronicznej, za pomocą indywidualnego konta, po uruchomieniu naboru przez konkretny powiatowy urząd pracy.
Wniosek wypełniony w postaci elektronicznej przed przesłaniem do powiatowego urzędu pracy należy:
- podpisać bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu lub
- podpisać potwierdzonym profilem zaufanym elektronicznej platformy usług administracji publicznej.
We wniosku należy podać:
- dane wnioskodawcy: nazwę podmiotu lub imię i nazwisko osoby fizycznej wykonującej działalność gospodarczą, adres siedziby i miejsce prowadzenia działalności, numer identyfikacji podatkowej (NIP) lub numer identyfikacyjny REGON, w przypadku osoby fizycznej nieposiadającej numeru NIP lub REGON – numer PESEL, a w przypadku jego braku – datę i miejsce urodzenia, rodzaj, serię i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość, oznaczenie przeważającego rodzaju wykonywanej działalności według Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD) – jeśli posiada, informację o liczbie zatrudnionych pracowników na dzień złożenia wniosku, w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy, imię i nazwisko osoby wskazanej przez wnioskodawcę do kontaktu, numer telefonu oraz adres elektroniczny osoby do kontaktu, numer rachunku płatniczego wnioskodawcy, na który będą przekazywane środki KFS, informacje o wyrażeniu przez wnioskodawcę zgody na udział w badaniach dotyczących oceny wyników wsparcia udzielonego z KFS albo o braku takiej zgody; informacje o wnioskowanych do sfinansowania usługach kształcenia ustawicznego tzn. nazwy wnioskowanych usług kształcenia ustawicznego, liczbę osób, których dotyczą wnioskowane usługi kształcenia ustawicznego oraz okresy realizacji wnioskowanych usług kształcenia ustawicznego;
- imienną listę osób, których dotyczy wniosek, wraz z numerami PESEL, poziomem wykształcenia i wykonywanym zawodem, przyporządkowaniem tych osób do wnioskowanych do sfinansowania usług wskazanych, informacją o wyrażeniu przez te osoby zgody na udział w badaniach dotyczących oceny wyników wsparcia udzielonego z KFS albo o braku takiej zgody;
- informacje o: całkowitej wysokości kosztów wnioskowanych działań wysokości wnioskowanej kwoty finansowanej z KFS oraz wysokości wkładu własnego wnoszonego przez wnioskodawcę;
- uzasadnienie potrzeby nabycia wiedzy, umiejętności lub kwalifikacji przy uwzględnieniu obowiązujących priorytetów i potrzeb lokalnego lub regionalnego rynku pracy;
- uzasadnienie wyboru realizatora usługi kształcenia ustawicznego finansowanej ze środków KFS wraz z informacjami o: nazwie podmiotu lub imieniu i nazwisku osoby fizycznej, będących realizatorem usługi kształcenia ustawicznego, adresie siedziby albo – w przypadku osoby fizycznej – adresie do doręczeń, realizatora usługi kształcenia ustawicznego, numerze identyfikacji podatkowej (NIP) lub numerze identyfikacyjnym REGON realizatora usługi kształcenia ustawicznego, posiadaniu przez instytucję szkoleniową wpisu do rejestru, o którym mowa w art. 6 ust. 1 pkt 8 ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (Dz. U. z 2025 r. poz. 98), w zakresie świadczenia usług szkoleniowych – w przypadku wniosku obejmującego szkolenia, nazwie i liczbie godzin usługi kształcenia ustawicznego oraz miejscu jego przeprowadzenia, koszcie usługi kształcenia ustawicznego na jedną osobę w porównaniu z kosztem podobnych usług oferowanych na rynku, o ile są dostępne, a w przypadku braku możliwości przedstawienia ofert porównawczych – szczegółowe uzasadnienie wyjaśniające unikatowy charakter usługi i przyczyny braku możliwości dokonania porównania oraz braku występowania okoliczności wskazanych w art. 129 ustawy w odniesieniu do realizatora usługi kształcenia ustawicznego;
- oświadczenia wnioskodawcy w zakresie warunków, o których mowa w art. 125 ust. 8, ust. 9 pkt 2–4 oraz ust. 12 pkt 1 ustawy
Uwaga: Pracodawca dołącza do wniosku o dofinansowanie kształcenia ustawicznego:
- kopię dokumentu potwierdzającego oznaczenie formy prawnej podmiotu, z uwzględnieniem sposobu reprezentacji wnioskodawcy – w przypadku braku wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego lub Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, o ile dokument ten nie jest dostępny w publicznych rejestrach lub na stronie internetowej podmiotu;
- program kształcenia ustawicznego zawierający nazwę kształcenia, liczbę godzin przypadającą na jednego uczestnika, cele kształcenia, plan nauczania i formę zaliczenia lub efekty uczenia się, których opanowanie będzie sprawdzane w procesie potwierdzania nabytej wiedzy i umiejętności, a w przypadku programu studiów podyplomowych – określający dodatkowo efekty uczenia się zgodnie z art. 160 ust. 2 ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz. U. z 2024 r. poz. 1571, z późn. zm.2));
- wzór dokumentu potwierdzającego ukończenie kształcenia ustawicznego, wystawianego przez realizatora usługi kształcenia ustawicznego, o ile wzór takiego dokumentu nie jest określony w przepisach powszechnie obowiązujących;
- zaświadczenia lub oświadczenie o pomocy de minimis w zakresie, o którym mowa w art. 37 ust. 1 pkt 1 i ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 30 kwietnia 2004 r. o postępowaniu w sprawach dotyczących pomocy publicznej (Dz. U. z 2025 r. poz. 468) – w przypadku gdy wnioskodawca jest podmiotem prowadzącym działalność gospodarczą w rozumieniu art. 2 pkt 17 ustawy z dnia 30 kwietnia 2004 r. o postępowaniu w sprawach dotyczących pomocy publicznej;
- informacje określone w przepisach wydanych na podstawie art. 37 ust. 2a ustawy z dnia 30 kwietnia 2004 r. o postępowaniu w sprawach dotyczących pomocy publicznej
– w przypadku gdy wnioskodawca jest podmiotem prowadzącym działalność gospodarczą w rozumieniu art. 2 pkt 17 ustawy z dnia 30 kwietnia 2004 r. o postępowaniu w sprawach dotyczących pomocy publicznej.
Formularze wniosku dla pracodawcy o dofinansowanie kształcenia ustawicznego ze środków KFS dostępne są na stronie internetowej powiatowego urzędu pracy, w którym składany będzie wniosek o dofinansowanie. Pracownik powiatowego urzędu pracy udzieli wnioskodawcy wyjaśnień lub szerszych konsultacji w sprawie złożenia wniosku o dofinansowanie i możliwości otrzymania dofinansowania że środków KFS jednak nie wypełni go w jego imieniu.
Starosta organizuje nabór wniosków pracodawców o przyznanie środków z KFS na sfinansowanie kosztów kształcenia ustawicznego przez ogłoszenie w postaci elektronicznej na stronach internetowych urzędu wskazując priorytety wydatkowania środków KFS na dany rok, oraz termin rozpoczęcia i zakończenia naboru wniosków.
Nabór wniosków jest powtarzany do wyczerpania limitu środków KFS przyznanego dla danego powiatu przy czym jeżeli przeprowadzony nabór nie wyczerpie dostępnej dla urzędu kwoty środków przyznanych na KFS w danym roku, starosta może ogłosić nabór wniosków po za przyjętymi priorytetami.
Dofinansowanie kosztów kształcenia ustawicznego ze środków KFS następuje na podstawie umowy zawartej ze starostą/urzędem pracy, która określi szczegółowo warunki wsparcia oraz obowiązki stron.
W umowie określa się:
- strony umowy oraz datę jej zawarcia;
- okres obowiązywania umowy;
- wysokość środków KFS na finansowanie działań
- numer rachunku płatniczego wnioskodawcy, na który będą przekazywane środki KFS, oraz termin(y) ich przekazywania
- sposób i termin rozliczenia otrzymanych środków oraz rodzaje dokumentów potwierdzających wydatkowanie środków, w tym:
- listę osób, wraz z numerami PESEL, które rozpoczęły szkolenie, studia podyplomowe lub przystąpiły do procesu potwierdzenia nabytej wiedzy i umiejętności lub uzyskania dokumentu potwierdzającego nabycie wiedzy i umiejętności
- listę osób, wraz z numerami PESEL oraz poziomem wykształcenia, które ukończyły szkolenie, studia podyplomowe lub proces potwierdzenia nabycia wiedzy i umiejętności lub uzyskania dokumentu potwierdzającego nabycie wiedzy i umiejętności
- dokumenty potwierdzające ukończenie kształcenia ustawicznego wystawione przez realizatora usługi kształcenia ustawicznego oraz wskazanie tematyki tego kształcenia
- dokumenty księgowe potwierdzające nabycie usługi kształcenia ustawicznego, wraz z potwierdzeniem zapłaty przez wnioskodawcę
- zobowiązanie wnioskodawcy do przekazania na żądanie starosty dokumentów potwierdzających spełnienie warunku, o którym mowa w art. 127 ust. 1 ustawy;
- warunki wypowiedzenia albo odstąpienia od umowy;
- warunki zwrotu przez wnioskodawcę otrzymanych środków KFS zgodnie z art. 131 ust. 2 ustawy;
- sposób kontroli wykonywania umowy i postępowania w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w wykonywaniu umowy;
- odwołanie do właściwego rozporządzenia Komisji Europejskiej, które określa warunki dopuszczalności pomocy de minimis.
Rozpatrzony w całości lub części pozytywnie wniosek o dofinansowanie kształcenia ustawicznego ze środków KFS stanowi załącznik do umowy.
Realizacja postanowień umowy podlega kontroli starosty/powiatowego urzędu pracy. Dopuszczalna jest również kontrola w miejscu realizacji dofinansowywanej formy kształcenia.
Podstawa prawna
- ustawa z dnia 20 marca 2025 roku o rynku pracy i służbach zatrudnienia (Dz. U.2025 poz. 620)
- Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 25 listopada 2025 roku w sprawie Krajowego Funduszu Szkoleniowego (Dz. U. 2025 poz. 1641)
- Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 29 marca 2010 r. w sprawie zakresu informacji przedstawianych przez podmiot ubiegający się o pomoc de minimis (Dz. U. z 2010 r. Nr 53, poz. 311, z późn. zm.);
- rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 11 czerwca 2010 r. w sprawie informacji składanych przez podmioty ubiegające się o pomoc de minimis w rolnictwie lub rybołówstwie (Dz. U. z dnia 6 lipca 2010 r.);
- rozporządzenie Komisji (UE) 2023/2831 z dnia 13 grudnia 2023 r. w sprawie stosowania art. 107 i 108 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej do pomocy de minimis (Dz. Urz. UE L, 2023/2831 z 15.12.2023).
